Il convegno aziendale è un momento importante dell’attività di impresa e la sua organizzazione va curata con la massima attenzione alla location ed ai dettagli. La convention offre all’azienda la possibilità di condividere risultati ed obiettivi con i propri dipendenti e di veicolare la propria immagine e le strategie di marketing con i clienti attuali e futuri. In entrambi i casi, scegliere l’hotel adatto nel quale accogliere collaboratori e partner commerciali diventa un passaggio cruciale nell’organizzazione dell’evento. Nel momento in cui si sceglie il luogo più adatto per un convegno è bene tenere in considerazione alcuni aspetti che faranno la differenza fra un evento ben riuscito e uno che lascia gli ospiti perplessi e dubbiosi sull’affidabilità dell’azienda.
LOCATION
Nell’organizzazione di una convention aziendale è fondamentale tenere in debito conto la location. I partecipanti al meeting dovranno poterla raggiungere facilmente, quindi non deve essere troppo distante dal luogo nel quale risiedono. Se l’azienda ha sede in Puglia, scegliere di organizzare un convegno per i propri dipendenti in cima alle Dolomiti sarebbe davvero un azzardo. Nella scelta della location, è d’obbligo verificare se all’interno della stessa siano presenti servizi secondari, ma non per questo meno apprezzati dagli ospiti: sale fitness, spa e WiFi sono piccoli lussi che contribuiscono a migliorare l’immagine dell’azienda che promuove l’evento. Nell’Hotel dei Congressi di Roma il WiFi assicura un’ottima connessione, sia nelle sale dove si svolgeranno i lavori che nelle camere, dotate di tutti i comfort. Come se non bastasse, nella sua sala fitness sarà possibile tenersi in allenamento e scaricare la tensione della giornata davanti ad uno dei panorami più belli della città: dalle ampie finestre, infatti, lo sguardo corre libero fino ai Colli Albani, che si stagliano all’orizzonte.
ACCESSIBILITA’
Il luogo in cui si organizza la convention deve essere facilmente accessibile. E’ opportuno, quindi, che si trovi in prossimità di arterie stradali importanti, che sia ben collegato con stazioni ferroviarie ed aeroporti e che disponga di mezzi pubblici nelle immediate vicinanze. L’Hotel dei Congressi di Roma soddisfa al meglio queste esigenze. Ubicato nel cuore dell’EUR, si trova a soli 30 minuti di macchina dall’Aeroporto Internazionale di Roma Fiumicino, ben collegato anche con i mezzi pubblici. Con la metropolitana, poi, è semplice e veloce raggiungere la stazione ferroviaria di Roma Termini e il centro storico.
SPAZI E ATTREZZATURE TECNICHE
Il fulcro del convegno aziendale sarà l’incontro vero e proprio con gli ospiti. Il luogo prescelto, pertanto, dovrà offrire ampi spazi, adatti ad accogliere confortevolmente molte persone. Verificare sempre che ci sia la disponibilità sufficiente di sedie e, se occorrono, di tavoli atti ad ospitare tutti i partecipanti. Particolare attenzione deve essere prestata alle attrezzature tecniche. Durante un convegno serviranno uno o più microfoni, altoparlanti e schermi per la proiezione di video e slide. L’Hotel dei Congressi di Roma offre sale per ogni tipo di evento. Il Centro Congressi dell’hotel dispone di ben 6 sale attrezzate, il cui allestimento può variare a seconda delle esigenze. La sala più grande, il Salone dei Congressi, contiene fino a 220 persone, mentre le due salette più piccole, adatte a colloqui o riunioni ristrette, ne ospitano fino a 20. Le altre sale hanno una capienza che varia dai 40 ai 70 posti a sedere, per permettere di scegliere lo spazio più correttamente dimensionato per l’evento in programma.
RISTORAZIONE E PERNOTTAMENTO
La ristorazione è un dettaglio importante. Anche nei convegni più brevi, una pausa ristoratrice si rende sempre necessaria: un coffee break o un piccolo pranzo saranno enormemente graditi dagli ospiti. Ci si può rivolgere ad un’agenzia di catering, che si faccia carico di consegnare i pasti all’orario prestabilito. Oppure, meglio ancora, ci si può affidare direttamente ai servizi di cucina interni, messi a disposizione dal luogo che accoglie l’evento. Se è previsto che il convegno duri più di un giorno, è necessario verificare la possibilità del pernottamento e, in questo caso, organizzare il convegno in un hotel, piuttosto che in una semplice sala congressi, diventa un imperativo. Il Ristorante “La Glorietta” opera all’ interno dell’ Hotel dei Congressi sia come ristorante autonomo, aperto al pubblico esterno, che in sinergia con l’ Hotel. Il risultato è un servizio di ristorazione in perfetta sintonia con tutti aspetti del meeting, e che mantiene l’ alto livello tipico di un ristorante indipendente.
VICINANZA A LUOGHI DI INTERESSE
Il convegno aziendale, soprattutto se rivolto ai propri dipendenti, ha l’obiettivo di favorirne la coesione, implementando la fiducia reciproca e la disponibilità al lavoro di squadra. Ecco perché è importante che il meeting preveda anche dei momenti di svago. La vicinanza della location a luoghi di interesse culturale, artistico o professionale è, quindi, un requisito essenziale. Finito il convegno, si possono pianificare delle uscite collettive per rilassarsi in previsione della cena o semplicemente come momento di commiato. L’Hotel dei Congressi risponde perfettamente a questa esigenza, grazie alla sua ubicazione in un distretto moderno, ma non per questo meno ricco di storia ed attrazioni. Situato di fronte alla famosa “Nuvola” di Fuksas, l’hotel è a pochi minuti a piedi dal Palazzo dei Congressi, dal Palalottomatica e dalla Confindustria. Ma, soprattutto, è a soli 5 minuti a piedi dal Laghetto dell’Eur, luogo perfetto per rilassarsi e passeggiare all’aria aperta dopo tanti impegni.
L’Hotel dei Congressi di Roma si candida a diventare la location ideale per i convegni aziendali, a partire dallo stile sobrio ed elegante che risponde alle esigenze di immagine di ogni società. Qualità dei servizi, professionalità del personale ed ubicazione nel nucleo economico e finanziario della città eterna lo rendono il luogo perfetto in cui organizzare dinamici ed eleganti meeting aziendali.
